Allereerst is het belangrijk om te weten dat bezoekersregistratie plaatsvindt op vrijwillige basis.

De registratiegegevens mogen niet langer bewaard worden dan nodig voor het doel waarvoor je ze hebt verzameld. In dit geval gaat om het eventueel uitvoeren van een bron- en contactonderzoek door de GGD. Gelet op de incubatietijd (tijd tussen besmetting en eerste symptomen) adviseren wij een bewaartermijn van 14 dagen.

Let op: gegevens over de gezondheid van bezoekers mogen niet door de school geregistreerd worden. Dat zijn namelijk bijzondere persoonsgegevens die alleen op basis van een – hier ontbrekende – wettelijke uitzondering verwerkt mogen worden. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor de horeca (men mag er wel naar vragen, maar dit niet vastleggen). Vraag dus alleen de contactgegevens schriftelijk uit. Vaak is een naam en een telefoonnummer al voldoende.

Verder mogen bezoekers niet elkaars gegevens zien, dus een lange bezoekerslijst is niet handig. Maak daarom bijvoorbeeld gebruik van een apart formuliertje per bezoeker. Onder deze verklaring kan je aangegeven waarom deze gegevens wordt gevraagd (bron- en contactonderzoek) en dat deze na 14 dagen worden vernietigd. Gebruik deze gegevens dan ook niet voor eventuele PR-doeleinden.