Vraag
Op een zmlk school met leerlingen met een laag ontwikkelingsniveau wordt veelvuldig met ouders gecommuniceerd. Hierbij wordt veel gebruik gemaakt van foto’s. Uit de praktijk blijkt dat dit het onderwijs aanwijsbaar ten goede komt. De school gebruikt daarvoor WhatsApp, omdat wordt aangegeven dat dit de beste manier is om te voorzien in de snelle communicatie die voor hen belangrijk is. Ouders ondertekenen een toestemmingsformulier hiervoor. Ook geven ze wel of geen toestemming voor het delen van foto’s waar hun kind met andere leerlingen op staan. Op dit formulier geeft de school aan dat er altijd een kans is dat info bij de verkeerde ouder terecht kan komen, WhatsApp gaat tenslotte snel. Ouders moeten ondertekenen dat ze dit risico nemen, maar ook dat ze info verwijderen, die per ongeluk bij hun terecht is gekomen. De vraag is of deze werkwijze voldoet aan de AVG.

Antwoord
Ondanks het voordeel dat Whatsapp snel en makkelijk is, heeft het gebruik ervan voor schooldoeleinden diverse nadelen:

• Je contactgegevens (persoonsgegevens) uit je adresboek worden ongevraagd gedeeld met Whatsapp (Meta, voorheen: Facebook).
• Foto’s die worden verstuurd/ontvangen, worden automatisch in je (persoonlijke) fotoarchief opgeslagen.
• Foto’s die leerkrachten versturen kunnen onbedoeld te lang worden bewaard op het (privé)device van de medewerkers.
• Er kan geen wettelijk verplichte verwerkingsovereenkomst met Whatsapp worden afgesloten waarin goede afspraken worden gemaakt over het gebruik.
• Bij gebruik van groepsapp bestaat het risico dat per ongeluk informatie wordt gedeeld die niet voor alle deelnemers is bedoeld.
• Verder zou het kunnen voorkomen dat in de communicatie over kinderen gevoelige/bijzondere persoonsgegevens van een kind worden gedeeld.
• Het feit dat ouders toestemming geven voor het gebruik van Whatsapp en tegelijk het risico moeten accepteren dat het wel eens fout kan gaan, is geen goede basis voor veilige en betrouwbare communicatie.

Het advies is daarom om bij voorkeur via de schoolaccounts en bestaande communicatiekanalen (LAS/LVS) te communiceren en niet via WhatsApp. Vaak zijn er chat of berichtenfuncties mogelijk via de platforms die door school worden gebruikt.

Tot slot: los van welke applicatie wordt gebruikt blijft het altijd belangrijk om goede organisatorische afspraken met elkaar te maken over de veilige verwerking van persoonsgegevens (denk met name aan afspraken over bewaarplaatsen, bewaartermijnen en verwijderen van de gegevens).